Une autre journée de travail qui se termine.
Une autre journée passée en vidéoconférence;
à sauter d’une rencontre à l’autre sans répit.
Que peut-on faire pour survivre à cette réalité de plus en plus répandue à l’aire du télétravail? Comment réduire la Zoom fatigue et le stress, tout en maintenant notre attention et notre productivité?
Il existe beaucoup de documentation sur les changements à apporter à la culture de l’entreprise pour limiter cet effet de la séparation des équipes de travail. De tels changements nécessitent un engagement de la haute direction et prennent du temps à mettre en place. Mais dans l’intérim – ou en l’absence d’une volonté organisationnelle – comment maintenir cette cadence et rester sain d’esprit?
Plusieurs suggéreraient de déterminer si votre présence est nécessaire. De déléguer la participation à un collègue ou de refuser l’invitation. Nous savons tous que c’est rarement possible dans la réalité actuelle des affaires. Je vous propose donc des comportements à adopter pour sortir indemne d’une journée de rencontres à la chaîne.
Participant : Astuces pour survivre
Soyez à l’heure. Si tous les participants sont ponctuels, la discussion peut commencer dès la première minute et risque moins de dépasser le temps alloué.
Soyez préparé. Comme pour la ponctualité, être prêt pour la rencontre évite les récapitulatifs et permet de régler les points à couvrir.
Respectez le contenu de la réunion. Le temps a été alloué en se basant sur les points à couvrir. Ne vous servez pas de l’occasion pour discuter d’autre chose.
Limitez le small talk. C’est tentant de prendre des nouvelles de ses collègues au début de la rencontre. Cela est se manifeste souvent lorsque tous les participants ne sont pas à l’heure. Évitez ce piège qui retardera probablement l’amorce de la rencontre; même lorsque tout le monde sera connecté.
NDLR Cela dit, il est important de garder contact avec ses collègues.
Levez-vous. Ne restez pas assis trop longtemps. En plus d’être bénéfique pour la santé, se tenir debout est une façon de segmenter la journée.
Restez concentré sur la discussion. Évitez de travailler sur votre projet en retard en parallèle pendant une rencontre. On pourrait croire qu’on arrive à faire deux tâches en même temps, mais on ne gagne pas de temps. Il nous faudra repasser sur le travail fait en parallèle et on risque de manquer des détails importants de la discussion. Pire, les participants pourraient avoir à répéter un point pour vous; ce qui retardera la rencontre.
Cachez votre vidéo de rétroaction. Avoir constamment son reflet vidéo sous les yeux peut être source de distraction et de fatigue. Cachez cette zone avec une fenêtre vide ou désactivez le retour vidéo si votre application le permet.
Organisateur : Astuces pour une saine planification
Suivez la règle du 25/50. Afin d’introduire des pauses dans l’horaire, réduisez la durée de votre rencontre. Ainsi 30 minutes deviennent 25 et 1 heure devient 50 minutes. Vous aurez suffisamment de temps pour couvrir vos points tout en vous permettant de respirer entre deux rencontres.
Insérez une pause à mi-rencontre. Vous avez une longue rencontre à programmer et savez que plusieurs participants auront eu des rencontres à la chaîne précédemment. Assurez le maintien de l’attention en prenant une brève pause à mi-parcours.
Choisissez bien les participants. Invitez les personnes décisionnaires et celles pouvant contribuer à la discussion. N’invitez pas quelqu’un seulement parce qu’il doit être informé. Communiquez le récapitulatif par courriel.
Maintenez la discussion sur l’ordre du jour. Lorsque la discussion déraille, ramenez l’attention sur le sujet à couvrir. Proposez de programmer une autre rencontre pour couvrir tout nouveau point pertinent plutôt que d’en faire l’ajout maintenant.
Prenez une pause visuelle. Si le contenu le permet, planifiez votre rencontre en mode audio seulement pour offrir une trêve d’écran. Le téléphone est aussi une bonne option qui évite aux participants d’être à leur poste de travail et leur permet de bouger.
Évaluez la pertinence d’une rencontre. Êtes-vous sur le point de programmer une rencontre par habitude? Est-ce qu’une rencontre est nécessaire ou un courriel serait-il suffisant?
…et si on veut amorcer un changement de culture dans notre organisation?
Encouragez les membres de l’organisation à respecter une limite
- en fixant un nombre d’heures par jour/semaine;
- en permettant des plages sans réunions, ou une journée fixe pour tous.
Vous aurez constaté que l’essence de mes recommandations est de considérer des moments de répit. Une pause n’est pas une perte de temps. Prendre un moment pour soi repose notre cerveau et nous aide à nous recentrer. Cela augmentera notre concentration et notre engagement pour la suite. Finalement, une brève pause entre nos rencontres agit comme un sas et facilite la transition d’un sujet à l’autre.
